Etiketten printen in Word? Zo doe je dat stap voor stap!

Wil je etiketten printen met Microsoft Word? Dan ben je hier op het juiste adres. Of je nu adreslabels, naambadges of product stickers wilt maken: met Word en de juiste etiketvellen maak je in een paar stappen professionele etiketten, precies zoals jij ze nodig hebt.

Wat heb je nodig?

Voor je aan de slag gaat, heb je het volgende nodig:

• Etiketten (zoals Avery of een huismerk variant).
• Een printer die geschikt is voor etikettenpapier (meestal een laser- of inkjetprinter geen thermische printer).
• Microsoft Word (2016 of nieuwer werkt het prettigst).

Stap 1: Het juiste etiket formaat kiezen

• Open Microsoft Word en begint met een ‘leeg document'.
• Ga bovenin naar het tabblad ‘Verzendlijsten’.
• Klik in de groep ‘Maken’ op ‘Etiketten’.
• Zodra het venster opent, klik je op ‘Opties’.
• Kies bij ‘Etiketproducent’ het merk van jouw etiketvellen.
• Kies het bijbehorende productnummer (deze staat op de verpakking).

Staat jouw formaat er niet tussen? Kies dan voor ‘Nieuw label’ en vul handmatig de afmetingen en marges in. Vervolgens kun je bij ‘Lade’ op het pijltje klikken om aan te geven uit welke printerlade de etiketten moeten komen, dit is meestal de standaard papierlade.

Stap 2: Tekst invoeren en etiketten opmaken

Je bent nu terug in het venster ‘Enveloppen en etiketten’.

1. Typ in het veld 'Adres', de tekst die je op het etiket wilt afdrukken. Dit kan een adres zijn, maar ook productinformatie, een naam of zelfs een barcode.

2. Kies vervolgens hoe je de etiketten wilt printen. Er zijn een paar opties die je kunt gebruiken:

• Één etiket: Wil je een los etiket afdrukken op een vel waarvan al eerder etiketten zijn gebruikt? Kies dan deze optie. Je geeft zelf aan in welke rij en kolom het etiket moet komen, zodat je precies het juiste lege vakje benut.
• Volledige pagina met hetzelfde etiket: Wil je meerdere etiketten afdrukken met precies dezelfde tekst of inhoud? Kies dan deze optie. Word vult automatisch het hele vel met hetzelfde etiket, handig als je bijvoorbeeld meerdere adressenstickers of naamlabels nodig hebt.

Meerdere etiketten op één pagina afdrukken? Volg dan deze stappen:

1. Open Word en ga bovenin naar het tabblad ‘Verzendlijsten’.
2. Klik op ‘Etiketten’ en kies vervolgens ‘Opties’.
3. Selecteer het juiste etiketformaat (bijvoorbeeld Avery A4/A5) en klik op ‘OK’.
4. Klik op ‘Nieuw document’.
5. Er opent nu een Word-document met een tabelstructuur, de stippellijntjes geven de etikettenvakken aan.
6. Vul elk vakje in met de gewenste informatie, zoals namen, adressen of barcodes. Je kunt per vakje iets anders invullen. Klaar met invullen? Controleer alles met Afdrukvoorbeeld.
7. Klik op Bestand → Afdrukken om het bestand te printen.

Tip: Maak eerst een proefprint op gewoon papier om te controleren of de tekst goed is uitgelijnd.

Printerinstellingen wijzigen:

• Klik op ‘Pagina-instelling’.
• Ga naar het tabblad ‘Papierinvoer’.
• Kies bij ‘Eerste pagina’ en ‘Overige pagina’s’ de juiste papierlade.
• Klik op 'OK' en daarna op 'Afdrukken'.

Wil je het bestand bewaren?

1. Klik op Bestand -> Opslaan als -> Bladeren.
2. Kies de juiste map.
3. Geef het bestand een naam en klik op 'Opslaan'.

Extra: Gepersonaliseerde etiketten met Excel (Afdruk samenvoegen)

Voor het maken van gepersonaliseerde etiketten, bijvoorbeeld met adressen uit een Excel-bestand, kun je de functie 'Afdruk samenvoegen' gebruiken: 

1. Zorg ervoor dat je Excel-bestand correct is opgemaakt met duidelijke kolomkoppen zoals 'Naam', 'Adres', 'Postcode', etc.
2. In Word ga je naar het tabblad 'Verzendlijsten', klik je op 'Afdruk samenvoegen starten' en kies je 'Etiketten'. ​
3. Kies het juiste etiket formaat zoals eerder beschreven. 
4. Klik op 'Ontvangers selecteren' en kies 'Bestaande lijst gebruiken' om je Excel-bestand te koppelen.​
5. Voeg de samenvoegvelden toe aan het eerste etiket door te klikken op 'Samenvoegvelden invoegen' en selecteer de gewenste velden. 
6. Klik op 'Etiketten bijwerken' om de velden naar alle etiketten te kopiëren.​
7. Klik op ‘Voorbeeld van het resultaat’ om te zien hoe de etiketten eruit komen te zien. Tevreden? Klik dan op ‘Voltooien en samenvoegen’ > ‘Documenten afdrukken’ om alles af te drukken.

Tips voor het beste resultaat

• Proefdrukken: test altijd op gewoon papier voordat je begint.
• Gebruik de juiste lade: kies een lade die geschikt is voor dikkere of speciale vellen.
• Gebruik sjablonen: in Word vind je onder Mailings > Labels > Opties al een flinke lijst met standaard-formaten. Zoek simpelweg het nummer of de afmetingen van je etiket op, kies het juiste sjabloon en je kunt meteen aan de slag. Staat jouw formaat er niet tussen? Download dan een algemeen sjabloon met dezelfde afmetingen, dat scheelt meten én uitproberen.
• Etiketvellen bewaren: je hoeft niet alles meteen te printen. Sla het Word-bestand op, zodat je het later kunt aanpassen of afdrukken.

Bestel direct wat je nodig hebt: